I varje fas sker en mängd olika arbeten där flera förvaltningar ofta är inblandade. För att gå vidare från en fas till en annan krävs politiska beslut, se nedan vilken instans som fattar beslut.

Sammanfattning av processens olika faser:

• Behovsanalys – verksamheten analyserar och beskriver sitt lokalbehov.
  (beslut fattas i verksamhetsnämnd*)
• Förstudie – tänkbara lösningar till lokalbehovet utreds och vägval för programfasen föreslås.
  (beslut fattas i verksamhetsnämnd, tekniska nämnden och kommunstyrelsen)
• Programfas – konkretiserar vad det är som ska byggas. Kartlägger verksamhetens funktionskrav, alla förutsättningar, villkor och kostnadsdrivande faktorer som kommer att påverka den fortsatta processen utifrån vald lösning.
  (beslut fattas i verksamhetsnämnd, tekniska nämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige)
• Projektering – Handlingar upprättas som gör det möjligt att kalkylera och upphandla i konkurrens.
  (beslut fattas i tekniska nämnden)
• Genomförande – Byggnation. Handlingar från projekteringsfas omsätts till verkligt objekt.
  (beslut fattas i tekniska nämnden)
• Projektavslut – När byggnationen/anläggningen är klar överlämnas ansvaret till verksamhetsnämnd och verksamheten i fråga startas. Projektet avslutas och följs upp både funktionsmässigt, tidsmässigt och ekonomiskt. Redovisas i samband med delårsbokslut eller bokslut.
  (beslut fattas i kommunfullmäktige)

* Verksamhetsnämnden är den som ansvarar för verksamheten som man bygger för. Vid byggnation av en skola till exempel är barn- och utbildningsnämnden så kallad verksamhetsnämnd. Flera nämnder kan vara involverade. Till exempel kultur- och fritidsnämnden om lokalerna även omfattar en idrottshall som ska nyttjas av föreningar också.