Kommunens inköp av varor, tjänster och entreprenader regleras i lagen om offentlig upphandling (LOU).
All upphandling ska ske affärsmässigt och med utnyttjande av konkurrens mellan olika leverantörer, så att kommunens resurser används effektivt.

När det bedöms lämpligt deltar Ljungby kommun i samordande upphandlingar som anordnas av SKL Kommentus Inköpscentral, Kammarkollegiet och Inköpssamverkan Kronoberg. Huvudansvaret för samordning av inköpssamverkan ligger på upphandlingsenheten i Växjö kommun.

Så går en upphandling till

Här får du en kort sammanfattning av upphandlingsprocessens olika steg från upprättande av förfrågningsunderlag till tecknande av avtal.

1. Förfrågningsunderlag är det underlag som du som anbudslämnare ser då upphandlingen annonseras. Förfrågningsunderlaget består av följande delar:

• Administrativa bestämmelser
• Krav på leverantören (Kvalificering)
• Krav på den vara eller tjänst som ska köpas
• Utvärderingsgrunder
• Kommersiella villkor

2. Annonsering När förfrågningsunderlaget är färdigt offentliggörs det genom annonsering. Alla upphandlingar med undantag för direktupphandlingar ska annonseras i en offentlig databas.

Ljungby kommun använder sig av Visma Opic. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska upphandlingen även annonseras i TED som är en databas för alla upphandlingar över tröskelvärdet i hela Europa. Genom att publicera upphandlingar hos TED främjas en effektiv marknad och fri konkurrens även över gränserna i Europa. Ljungby kommun använder sig av elektronisk anbudsgivning.  

3. Anbudsöppning Först när anbudstiden gått ut, d.v.s. när sista dag för att lämna in anbud har passerat, öppnas alla anbud. Vid anbudsöppning närvarar alltid minst två personer. Anbud som kommer in försent får inte prövas.

4. Kvalificering När anbuden öppnats kontrolleras att de krav som ställts på leverantören är uppfyllda. Krav på leverantören kan avse ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Om en anbudsgivare inte uppfyller alla kvalificeringskrav måste anbudet diskvalificeras.

5. Kontroll av kravuppfyllelse Därefter kontrolleras att de krav som ställts på den vara eller tjänst som ska upphandlas är uppfyllda. Även nu gäller att de anbud som inte uppfyller alla krav måste diskvalificeras.

6. Utvärdering av anbud De anbud som har kvalificerats och där samtliga krav är uppfyllda går vidare till utvärdering.

Det finns två tilldelningsgrunder att välja på; ”lägsta pris” och ”ekonomiskt mest fördelaktiga anbud”. I det första fallet ställs ett antal obligatoriska krav som leverantören ska uppfylla, därefter finns flera tilldelningskriterier. Vanligtvis pris samt till exempel leveranstid eller något annat som den upphandlande myndigheten ser som ett mervärde.

Används lägsta pris som tilldelningsgrund ställs på samma sätt ett antal obligatoriska krav som leverantören ska uppfylla. De leverantörer som uppfyller dessa krav skiljs sedan åt genom priset. Eftersom det är upp till den upphandlande myndigheten vilka obligatoriska krav man vill ställa så kan det mycket väl vara så att en upphandling med tilldelningsgrunden lägsta pris har hårdare krav än en upphandling med fler tilldelningskriterier. 

7. Tilldelningsbeslut En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten.

Syftet med bestämmelsen är att en leverantör bättre ska kunna ta tillvara sin rätt att ansöka om överprövning. När den upphandlande myndigheten fattat tilldelningsbeslutet och informerat alla anbudssökande och anbudsgivare om det, börjar en tidfrist på tio dagar att löpa.

Under denna period kan leverantörer som inte vunnit upphandlingen ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

8. Avtal Så snart tidsfristen för överprövning löpt ut kan avtal tecknas. Ljungby kommun använder sig av elektronisk signering vid undertecknande av avtal.